De negen verplichte onderdelen
1. Je bedrijfsnaam en adres
Gebruik de naam waarmee je bij de KvK staat ingeschreven, of je handelsnaam als die geregistreerd is. Een postbus mag, zolang je bezoekadres bij de KvK bekend is.
2. Je KvK-nummer
Het achtcijferige nummer uit het Handelsregister. Dat hoort op elke uitgaande factuur, offerte en zakelijke brief.
3. Je btw-identificatienummer
Het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of hoger. Dit is het btw-id dat je aan klanten laat zien. Je omzetbelastingnummer voor de aangifte houd je voor jezelf.
4. Naam en adres van je klant
De officiële bedrijfsnaam of de naam van de particulier, met adres erbij. Betaalt iemand anders dan de afnemer, bijvoorbeeld een ouder voor een leerling, zet er dan een t.a.v.-regel bij.
5. Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
Je kiest zelf het format, bijvoorbeeld 2026-001 of F0001. De reeks moet wel doorlopen zonder gaten. Is een factuur fout de deur uit gegaan, maak dan een creditfactuur en gooi de oude niet weg.
6. De factuurdatum
De datum waarop je de factuur verstuurt. Bij diensten vermeld je daarnaast de datum of de periode waarin je de dienst leverde. Je factureert uiterlijk op de vijftiende van de maand na de levering.
7. Een duidelijke omschrijving
Wat je hebt geleverd, in welke hoeveelheid of hoeveel uur. "Werkzaamheden" is te vaag. "Productfotografie assortiment, 4 uur (12-09-2026)" kan de Belastingdienst wel volgen, en je klant ook.
8. Het btw-tarief
21% is het standaardtarief. Voor onder meer voedingsmiddelen en een aantal diensten geldt 9%. Voor leveringen binnen de EU aan een afnemer met een geldig btw-id geldt 0%. Ben je vrijgesteld of val je onder de KOR, vermeld dat dan expliciet op de factuur.
9. De bedragen
Drie regels horen er te staan. Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag per tarief, en het totaal inclusief btw.
Hoe die negen onderdelen er samen uitzien, laat het voorbeeld van een factuur voor zzp'ers zien, met de nummers uit deze lijst erbij.
Uitzonderingen die je moet kennen
Vereenvoudigde factuur. Bij bedragen tot € 100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur met de datum, jouw gegevens, een omschrijving en het btw-bedrag.
Kleineondernemersregeling (KOR). Doe je mee aan de KOR, dan factureer je zonder btw en zet je op de factuur dat de KOR van toepassing is. Je klant kan die btw dan niet terugvragen.
Particuliere klanten. Aan consumenten ben je meestal niet verplicht een factuur te sturen, met uitzonderingen zoals in de bouw. Voor je eigen administratie is het wel handig om het altijd te doen.
Bewaarplicht: zeven jaar
Facturen die je verstuurt en facturen die je ontvangt bewaar je minimaal zeven jaar. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen leesbaar en terugvindbaar blijven.
Zet er ook een betaalafspraak bij
Wettelijk verplicht is het niet, maar zonder IBAN en vervaldatum kan je klant weinig met je factuur. De betalingstermijn van een factuur spreek je af in je offerte of voorwaarden en herhaal je op de factuur zelf. Blijft betaling daarna uit, dan helpt het stappenplan voor een factuur die niet betaald wordt je van herinnering naar aanmaning.