Btw-nummer controleren
Vul het btw-nummer van je klant in, dan vraagt deze pagina aan VIES of dat nummer op dit moment geregistreerd staat. VIES is het register van de Europese Commissie en haalt zijn antwoord op bij de belastingdienst van het land zelf. Bij een geldig nummer krijg je de bedrijfsnaam en een raadplegingsnummer terug.
De controle gaat naar VIES, het register van de Europese Commissie. De uitslag blijft een dag in de cache van deze site staan, zodat hetzelfde nummer VIES niet twee keer belast. Verder legt AgendaFactuur niets vast over je controle.
Waarom je het btw-nummer van je klant controleert
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je 0% btw op de factuur en draagt je klant de btw in zijn eigen land af. Die regel geldt alleen als zijn btw-nummer op het moment van leveren geldig is, en als je dat nummer op de factuur zet.
Blijkt het nummer achteraf ongeldig, dan legt de Belastingdienst de btw alsnog bij jou neer, met een boete erbij. Het raadplegingsnummer uit VIES laat zien dat je het nummer op die datum hebt nagekeken. Bewaar het bij de factuur, want de bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor dat bewijs.
Een levering aan een ondernemer in een ander EU-land heet een intracommunautaire levering. Je verlegt de btw dan naar je klant, die hem in zijn eigen land afrekent. Op de factuur komt daarom het btw-nummer van je klant te staan, met de tekst btw verlegd erbij.
Voor die leveringen doe je naast je btw-aangifte een opgaaf intracommunautaire prestaties, de ICP-opgave. Daarin vul je per klant het btw-nummer in en wat je aan die klant hebt geleverd, en dat totaal hoort gelijk te zijn aan rubriek 3b van je btw-aangifte. De lidstaten wisselen die opgaven onderling uit, dus een nummer dat niet klopt komt daar boven water.
Gaat het om een klant in Nederland, dan reken je gewoon 21% of 9%. Btw berekenen over een bedrag gaat met de gratis calculator, en van de uitkomst kun je meteen een gratis factuur maken met het juiste tarief per regel.
Het verschil tussen een btw-nummer en een KvK-nummer
Je KvK-nummer van acht cijfers krijg je bij de inschrijving in het Handelsregister. Het zegt dat je onderneming bestaat en wie erachter zit. Je btw-identificatienummer krijg je van de Belastingdienst en zegt dat je btw in rekening mag brengen. Op een verkoopfactuur horen ze allebei te staan.
Een Nederlands btw-nummer bestaat uit NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers. Eenmanszaken kregen in 2020 een nieuw nummer waarin hun burgerservicenummer niet meer voorkomt. Het oude omzetbelastingnummer gebruik je nog in je contact met de Belastingdienst. Op je factuur en je website hoort het btw-identificatienummer.
De KvK controleert geen btw-nummers; het Handelsregister kent ze niet. Voor een btw-nummer is VIES het enige register dat antwoord geeft. Ligt een lidstaat er tijdelijk uit, dan zegt deze pagina dat de dienst onbereikbaar is en houdt ze het nummer niet voor ongeldig.
Je eigen btw-nummer op elke factuur
Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer horen op elke verkoopfactuur die je verstuurt. In AgendaFactuur zet je ze één keer in je factuurinstellingen, waarna ze op elke factuur staan die het systeem uit je agenda maakt. Zo werkt AgendaFactuur van afspraak tot betaling, en de eerste vier weken kosten niets.
Veelgestelde vragen over btw-nummers
Hoe ziet een Nederlands btw-nummer eruit?
Een Nederlands btw-identificatienummer is NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Elke lidstaat heeft zijn eigen opbouw. Een Belgisch nummer is BE met tien cijfers, een Duits nummer DE met negen cijfers. De checker hierboven accepteert alle landcodes en legt het nummer voor aan VIES.
Wat is het verschil tussen een KvK-nummer en een btw-nummer?
Je KvK-nummer van acht cijfers staat in het Handelsregister en is openbaar. Je btw-identificatienummer zet je op je facturen en je website. Je omzetbelastingnummer houd je voor je aangifte en je post van de Belastingdienst. Het btw-nummer van een klant staat in geen enkel openbaar register, dus dat krijg je van de klant zelf en leg je daarna voor aan VIES.
Waarom moet ik het btw-nummer van mijn klant controleren?
Zonder geldig nummer mag je het 0%-tarief niet gebruiken. Geeft je klant geen btw-nummer, of komt het er bij VIES niet doorheen, dan behandel je hem als particulier en zet je het Nederlandse tarief op de factuur. Kom je daar later op terug, dan moet je de factuur crediteren en opnieuw sturen, dus de controle vooraf scheelt werk.
Hoe vaak moet ik een btw-nummer controleren?
Bij een nieuwe klant controleer je het nummer voordat je de eerste factuur met 0% btw stuurt. Bij een vaste klant herhaal je de controle regelmatig, want een btw-nummer kan vervallen als een bedrijf stopt of van rechtsvorm verandert. Elk kwartaal je vaste EU-klanten nalopen is een werkbaar ritme.
Wat betekent het raadplegingsnummer?
Het raadplegingsnummer, in VIES het requestIdentifier, is de bon van je controle. Met dat nummer en de datum kun je later aantonen dat het btw-nummer op dat moment geldig was. Bewaar het bij je factuur, samen met de rest van je administratie.