Btw-nummer controleren
Vul het btw-nummer van je klant in, dan vraagt deze pagina aan VIES of dat nummer op dit moment geregistreerd staat. VIES is het register van de Europese Commissie en haalt zijn antwoord op bij de belastingdienst van het land zelf. Bij een geldig nummer krijg je de bedrijfsnaam en een raadplegingsnummer terug.
De controle gaat naar VIES, het register van de Europese Commissie. De uitslag blijft een dag in de cache van deze site staan, zodat hetzelfde nummer VIES niet twee keer belast. Verder legt AgendaFactuur niets vast over je controle.
Waarom je het btw-nummer van je klant controleert
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je 0% btw op de factuur en draagt je klant de btw in zijn eigen land af. Die regel geldt alleen als zijn btw-nummer op het moment van leveren geldig is, en als je dat nummer op de factuur zet.
Blijkt het nummer achteraf ongeldig, dan legt de Belastingdienst de btw alsnog bij jou neer, met een boete erbij. Het raadplegingsnummer uit VIES laat zien dat je het nummer op die datum hebt nagekeken. Bewaar het bij de factuur, want de bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor dat bewijs.
Een levering aan een ondernemer in een ander EU-land heet een intracommunautaire levering. Je verlegt de btw dan naar je klant, die hem in zijn eigen land afrekent. Op de factuur komt daarom het btw-nummer van je klant te staan, met de tekst btw verlegd erbij.
Voor die leveringen doe je naast je btw-aangifte een opgaaf intracommunautaire prestaties, de ICP-opgave. Daarin vul je per klant het btw-nummer in en wat je aan die klant hebt geleverd, en dat totaal hoort gelijk te zijn aan rubriek 3b van je btw-aangifte. De lidstaten wisselen die opgaven onderling uit, dus een nummer dat niet klopt komt daar boven water.
Gaat het om een klant in Nederland, dan reken je gewoon 21% of 9%. Btw berekenen over een bedrag gaat met de gratis calculator, en van de uitkomst kun je meteen een gratis factuur maken met het juiste tarief per regel.
Het verschil tussen een btw-nummer en een KvK-nummer
Je KvK-nummer van acht cijfers krijg je bij de inschrijving in het Handelsregister. Het zegt dat je onderneming bestaat en wie erachter zit. Je btw-identificatienummer krijg je van de Belastingdienst en zegt dat je btw in rekening mag brengen. Op een verkoopfactuur horen ze allebei te staan.
Een Nederlands btw-nummer bestaat uit NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers. Eenmanszaken kregen in 2020 een nieuw nummer waarin hun burgerservicenummer niet meer voorkomt. Het oude omzetbelastingnummer gebruik je nog in je contact met de Belastingdienst. Op je factuur en je website hoort het btw-identificatienummer.
De KvK controleert geen btw-nummers; het Handelsregister kent ze niet. Voor een btw-nummer is VIES het enige register dat antwoord geeft. Ligt een lidstaat er tijdelijk uit, dan zegt deze pagina dat de dienst onbereikbaar is en houdt ze het nummer niet voor ongeldig.
Je eigen btw-nummer op elke factuur
Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer horen op elke verkoopfactuur die je verstuurt. In AgendaFactuur zet je ze één keer in je factuurinstellingen, waarna ze op elke factuur staan die het systeem uit je agenda maakt. Zo werkt AgendaFactuur van afspraak tot betaling, en de eerste vier weken kosten niets.
Veelgestelde vragen over btw-nummers
Hoe vaak moet ik een btw-nummer controleren?
Bij een nieuwe klant controleer je het nummer voordat je de eerste factuur met 0% btw stuurt. Bij een vaste klant herhaal je de controle regelmatig, want een btw-nummer kan vervallen als een bedrijf stopt of van rechtsvorm verandert. Elk kwartaal je vaste EU-klanten nalopen is een werkbaar ritme.
Hoe ziet een Nederlands btw-nummer eruit?
Een Nederlands btw-identificatienummer bestaat uit de landcode NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Eenmanszaken kregen in 2020 een nieuw nummer waarin het burgerservicenummer niet meer voorkomt. De twee cijfers achter de B lopen op per onderneming van dezelfde eigenaar.
Waarom moet ik het btw-nummer van mijn klant controleren?
Lever je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verlegt je 0%-tarief de btw naar je klant. Dat mag alleen als zijn btw-nummer op het moment van leveren geldig is. Blijkt het nummer achteraf ongeldig, dan draait de Belastingdienst de btw alsnog bij jou om, plus een boete. De controle bij VIES is het bewijs dat je het hebt nagekeken.
Wat betekent het raadplegingsnummer?
Het raadplegingsnummer, in VIES het requestIdentifier, is de bon van je controle. Met dat nummer en de datum kun je later aantonen dat het btw-nummer op dat moment geldig was. Bewaar het bij je factuur, samen met de rest van je administratie.
Wat is het verschil tussen een KvK-nummer en een btw-nummer?
Je KvK-nummer van acht cijfers krijg je bij de inschrijving in het Handelsregister en zegt dat je bedrijf bestaat. Je btw-identificatienummer krijg je van de Belastingdienst en zegt dat je btw-plichtig bent. Op een verkoopfactuur horen ze allebei te staan. De KvK controleert geen btw-nummers, dus voor een btw-nummer ga je naar VIES.