Zo maakt AgendaFactuur van je afspraak een factuur
-
Afspraak
Maak een afspraak in Google Agenda zoals je gewend bent.
-
Factuur
AgendaFactuur koppelt de afspraak direct aan de juiste klant.
-
Klant
Klanten ontvangen een factuur per e-mail, inclusief iDEAL-betaallink.
-
Betaling
De betaalstatus wordt direct verwerkt, zodat je altijd ziet wie al heeft betaald.
Agenda
Automatiseer je facturatie vanuit je agenda. Koppel je Google Agenda aan AgendaFactuur en laat je afspraken omzetten in conceptfacturen, zodat jij meer tijd overhoudt voor je werk.
-
Realtime koppeling met Google Agenda
Nieuwe afspraken worden automatisch opgehaald en verwerkt. Je hoeft dus niets meer handmatig in te voeren en voorkomt zo fouten in je administratie.
-
Agenda-overzicht met factuurstatus
Via de ingebouwde agenda zie je in één oogopslag welke afspraken al gefactureerd zijn, welke nog openstaan en welke afspraken eventueel overgeslagen moeten worden.
-
Automatische facturen op basis van afspraken
Elke afspraak uit je agenda verschijnt als factuurregel op een conceptfactuur van de betreffende klant(en).
Facturen
Elke afspraak uit je agenda verschijnt als factuurregel op een conceptfactuur van de betreffende klant(en). Jij bepaalt wanneer je deze verstuurt.
-
Afspraken per klant gebundeld op één (concept)factuur
Meerdere afspraken van dezelfde klant worden overzichtelijk samengevoegd op één conceptfactuur. Zo factureer je eenvoudig wekelijks of maandelijks in één keer.
-
Facturatie aan meerdere klanten per afspraak
Je kunt één afspraak aan meerdere klanten koppelen, bijvoorbeeld voor groepslessen of projecten. Zo wordt dezelfde afspraak naar alle gekoppelde klanten gefactureerd.
-
Handmatige controle voordat je verstuurt
Je bekijkt en controleert conceptfacturen vóór verzending. Jij houdt de controle!
Klanten
Afspraken worden op basis van herkenning aan klanten gekoppeld, maar je kunt ook handmatig koppelen. Met instelbare uurtarieven per klant heb je volledige controle over je facturatieproces.
-
Automatische en handmatige klantkoppeling
Afspraken worden zoveel mogelijk automatisch aan klanten gekoppeld. Als een klant niet herkend wordt of er onduidelijkheid is, koppel je de afspraak eenvoudig handmatig aan het juiste contact.
-
Instelbaar uurtarief per klant
Voor iedere klant kun je zelf een uurtarief instellen. Dit tarief wordt standaard gehanteerd bij het berekenen van afspraakprijzen.
Betalingen
Koppel eenvoudig Mollie aan AgendaFactuur. Klanten ontvangen een iDEAL-betaallink bij hun factuur. De betaalstatus wordt direct verwerkt, zodat je altijd ziet wie al heeft betaald.
Betaalt je klant liever per overschrijving, dan kun je je bankafschrift importeren. AgendaFactuur koppelt de bijschrijvingen uit dat afschrift aan je openstaande facturen en zet ze op betaald.
-
Mollie-koppeling / iDEAL
Koppel eenvoudig Mollie aan AgendaFactuur. Klanten ontvangen een iDEAL-betaallink bij hun factuur. De betaalstatus wordt direct verwerkt, zodat je altijd ziet wie al heeft betaald.
-
Direct herinneringen sturen
Verstuur betalingsherinneringen eenvoudig rechtstreeks vanuit de applicatie.
-
Automatische facturen voor abonnementen
Maak eenvoudig abonnementen of herhalende facturen aan, zodat klanten periodiek een factuur ontvangen, bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal.
Producten & Diensten
Beheer je eigen producten en diensten en factureer ze direct
-
Beheer je eigen producten en diensten
Leg eenvoudig je producten en diensten vast, elk met hun eigen code en prijs.
-
Productherkenning via de titel van de afspraak
Zet je een productcode in de titel van de afspraak? Dan wordt het juiste product - inclusief productprijs - automatisch op de factuur gezet.
-
Automatisch uurtarief als geen product gekozen is
Wordt er geen product gekozen, dan wordt de duur van de afspraak × het uurtarief van de klant of bedrijfsinstelling gefactureerd.
-
Groepeer producten in pakketten
Bundel losse producten in één pakket, bijvoorbeeld voor een lespakket of een speciale aanbieding.
Statistieken & Inzicht
Krijg direct inzicht in je financiële situatie via de uitgebreide statistiekpagina
-
Overzicht
Bekijk eenvoudig wat er al gefactureerd is
-
Inzicht
Zie totaalbedragen per agenda of per medewerker/bedrijfsonderdeel
-
Exporteer
Exporteer overzichtelijke rapportages per btw-tarief naar Excel
Klantregistratie via formulier
Laat klanten zichzelf aanmelden
-
Velden zelf aanpassen en uitbreiden
Je bepaalt zelf welke velden op het formulier staan. Voeg een eigen veld toe voor het soort afspraak of voor de dag van voorkeur. Per veld stel je in of het verplicht is en hoe breed het op het formulier staat.
-
Aanmeldformulier
Klanten kunnen zich aanmelden via een eenvoudig formulier op jouw website
-
Direct nieuwe klant in AgendaFactuur.nl
Nieuwe aanmeldingen verschijnen direct als nieuwe klant in AgendaFactuur, overtypen is niet nodig
-
Notificaties
Je ontvangt automatisch een e-mail bij iedere nieuwe aanmelding en er kan direct een afspraak worden ingepland
-
Eenvoudige integratie
Het formulier is eenvoudig te plaatsen op je website via een embed code
Overige instellingen
Instelbare btw-tarieven
Kies jouw voorkeurstarief.
Bedrijfsinstellingen
Maak je eigen, persoonlijke factuurlayout.
Eigen e-mailtemplates
Pas teksten en stijl aan voor al je e-mails.
Eigen velden toevoegen
Voeg zelf velden toe aan je contacten; mis je iets, dan vul je dit eenvoudig zelf aan zodat alles aansluit op jouw werkwijze.
Kortom
AgendaFactuur automatiseert jouw volledige facturatieproces. Afspraken uit je agenda worden gekoppeld aan klanten en producten, en gebundeld op overzichtelijke conceptfacturen tot jij ze verstuurt. Met statistieken, abonnementen, flexibele productbundels en eenvoudige onboarding voor je klanten houd je altijd grip, overzicht én tijd over voor belangrijkere zaken!
Contact & demo aanvragen
Wil je meer weten of een vrijblijvende demo aanvragen? Vul het formulier in en we nemen snel contact op.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een account aan?
Een account aanmaken doe je in een paar stappen:
1. Ga naar de registratiepagina en vul je gegevens in
2. Verifieer je e-mailadres via de link die je ontvangt
3. Log in en stel je bedrijfsgegevens in
4. Koppel je Google-account om je agenda en contacten te synchroniseren
Tip: Zorg dat je je bedrijfsgegevens (KVK-nummer, btw-nummer, IBAN) bij de hand hebt, zodat je meteen professionele facturen kunt versturen.
Hoe maak ik een factuur aan?
Er zijn verschillende manieren om een factuur aan te maken:
- Vanuit een afspraak: De snelste manier: ga naar de contactpagina en klik op "Factureer" bij een open afspraak. De afspraakgegevens (duur, prijs) worden automatisch ingevuld.
- Handmatig: Klik op "Nieuwe factuur" in het facturenoverzicht, selecteer een contact en voeg factuurregels toe.
- Vanuit het dashboard: Klik op een openstaande afspraak onder "Afspraken om te factureren".
- Automatisch: Schakel automatisch factureren in bij je Google-koppeling.
Elke nieuwe factuur wordt eerst als concept aangemaakt, zodat je alles kunt controleren voordat je hem verstuurt.
Hoe stel ik online betalingen in via Mollie?
Met Mollie kunnen je klanten facturen direct online betalen. Zo stel je het in:
1. Maak een account aan bij Mollie (mollie.com)
2. Kopieer je Mollie API-sleutel
3. Ga in AgendaFactuur naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen
4. Plak je API-sleutel in het Mollie-veld
Vanaf nu bevatten je factuur-e-mails automatisch een betaallink. Wanneer een klant betaalt, wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd.
Hoe verstuur ik een factuur per e-mail?
Je kunt een factuur per e-mail versturen via de knop Factuur versturen bij de factuur. Je krijgt dan een voorbeeld van de e-mail te zien met:
- Het onderwerp en de berichttekst (aanpasbaar via e-mailtemplates)
- De factuur als PDF-bijlage
- Een betaallink als je Mollie hebt ingesteld
- De optie om een BCC-adres toe te voegen
Bij het opnieuw versturen van een al verzonden factuur wordt de status automatisch gewijzigd naar "Herinnerd".