Een bankbestand downloaden en importeren
In je internetbankieren kun je je afschrift als bestand downloaden. AgendaFactuur leest twee formaten. Een MT940-bestand heeft meestal de extensie .sta, .940, .swi of .txt, en een CAMT.053-bestand is een .xml-bestand. De bestanden van ING, Rabobank en ABN AMRO zijn getest. Levert je bank een van deze twee formaten, dan leest AgendaFactuur dat bestand op dezelfde manier.
In AgendaFactuur ga je in het menu naar Bankkoppeling en klik je op Bankbestand importeren. Welk formaat het bestand heeft hoef je niet aan te geven, want AgendaFactuur herkent dat aan de inhoud. Een bestand mag maximaal 10 MB zijn. Na het inlezen zie je boven de lijst hoeveel bijschrijvingen nieuw waren en hoeveel er automatisch aan een factuur zijn gekoppeld.
Hoe een betaling bij de juiste factuur komt
AgendaFactuur kijkt alleen naar de bijschrijvingen op je afschrift en zoekt daarbij tussen je openstaande facturen. Dat zijn verstuurde facturen die nog niet betaald zijn, ook als je er al een herinnering voor hebt gestuurd. Conceptfacturen doen niet mee.
Staat het factuurnummer in de omschrijving van de betaling en is het bedrag gelijk aan wat er nog openstaat, dan koppelt AgendaFactuur de betaling direct. De betaling komt bij de factuur te staan en de factuur gaat op betaald. Het factuurnummer wordt ook herkend als de klant het net anders typt. Bij factuur 2026-0158 werken 2026 0158, 2026/0158 en 20260158 ook.
Klopt het factuurnummer wel en wijkt het bedrag af, dan krijg je een voorstel. Ook zonder factuurnummer kan een betaling een voorstel worden. Dat gebeurt als het bedrag gelijk is aan een open factuur en de naam van de betaler bij het contact van die factuur past. Voorletters en een rechtsvorm als B.V. in de naam van de rekening zijn daarbij geen probleem. Betaalt een ouder de rijles van een kind, dan telt de naam van de ouder mee. Staat het kenmerk van de factuur in de omschrijving en klopt het bedrag, dan wordt dat ook een voorstel.
Een voorstel wordt pas een betaling als jij het bevestigt. Blijft een factuur na de import openstaan terwijl de termijn voorbij is, dan weet je dat de betaling echt nog niet binnen is. Is je factuur niet betaald, dan stuur je eerst een vriendelijke herinnering.
Voorstellen bevestigen en zelf koppelen
Boven de lijst staan tellers voor Gekoppeld, Voorstel, Niet gekoppeld en Genegeerd. Klik je op een teller, dan zie je alleen die bijschrijvingen. Met de periodekeuze bekijk je bijvoorbeeld alleen de betalingen van deze maand.
Bij een voorstel klik je op Bevestigen, of op Andere factuur als AgendaFactuur de verkeerde factuur heeft gekozen. Bij een bijschrijving zonder factuur klik je op Koppelen. Je zoekt dan op factuurnummer of contact, en een factuur met hetzelfde openstaande bedrag krijgt het label bedrag klopt. Is de betaling lager dan wat er openstaat, dan wordt het een deelbetaling en blijft de factuur open voor de rest.
Hoort een bijschrijving bij geen enkele factuur, zoals een terugbetaling van een leverancier of geld van je eigen spaarrekening, dan klik je op Negeren. Met Terugzetten haal je hem later weer terug. Heb je iets verkeerd gekoppeld, dan klik je op Ontkoppelen. De betaling verdwijnt dan van de factuur en de factuur staat weer open.
Verstuur je een factuur pas nadat de betaling al op je rekening stond, dan klik je op Opnieuw koppelen. AgendaFactuur zoekt dan voor de gekozen periode opnieuw een factuur bij de bijschrijvingen die nog niet gekoppeld zijn.
Hetzelfde afschrift twee keer uploaden
Je kunt een afschrift uploaden dat deels overlapt met een eerdere upload. Betalingen die al zijn ingelezen slaat AgendaFactuur over, ook als je de ene keer een MT940-bestand en de andere keer een CAMT.053-bestand gebruikt. Twee losse betalingen van dezelfde klant op dezelfde dag met hetzelfde bedrag blijven wel twee bijschrijvingen.
Wat AgendaFactuur van je afschrift bewaart
Van elke bijschrijving bewaart AgendaFactuur de datum, het bedrag, de naam en het IBAN van de betaler en de omschrijving. Het bestand zelf wordt niet opgeslagen. Je afschrijvingen en je saldo bewaart AgendaFactuur ook niet, net als adressen en bankreferenties uit het bestand.
Mollie is optioneel
Met Mollie komt er een betaallink in je factuur-e-mail. Je klant betaalt dan online, bijvoorbeeld met iDEAL, en de factuur gaat vanzelf op betaald. Daarvoor heb je een account bij Mollie nodig en vul je je Mollie API-sleutel in bij Instellingen, onder Bedrijfsinstellingen. Mollie rekent zelf een vergoeding per betaling.
Voor de bankkoppeling heb je Mollie niet nodig. Betalen je klanten per overschrijving, dan verwerk je die betalingen met het afschrift van je bank. Wil je later toch online betalingen ontvangen, dan kun je Mollie op elk moment instellen.
Bankkoppeling en Mollie samen gebruiken
Gebruik je Mollie al, dan kun je de bankkoppeling ernaast gebruiken. Een deel van je klanten maakt het bedrag misschien toch over, ook als er een betaallink in de e-mail staat. Die overschrijvingen haal je met de bankkoppeling binnen, en de online betalingen zet Mollie zelf op de factuur.
Een factuur die met Mollie is betaald staat al op betaald, dus AgendaFactuur koppelt daar geen bijschrijving meer aan. Mollie maakt het geld van je online betalingen periodiek in één bedrag naar je rekening over. Die uitbetaling staat ook op je afschrift en hoort bij geen enkele factuur, dus hij blijft staan bij Niet gekoppeld. Klik daar op Negeren, want de facturen zelf zijn al verwerkt.