Stap 1: de vriendelijke herinnering
Verstuur deze zodra de betalingstermijn is verstreken. Ga uit van een vergissing, want dat is het meestal ook. Houd het kort en laat het verwijt eruit.
Beste [naam], volgens onze administratie staat factuur [nummer] van [datum] van € [bedrag] nog open. Waarschijnlijk is het aan je aandacht ontsnapt. Zou je het bedrag binnen 7 dagen willen overmaken? De factuur en de betaallink vind je in de bijlage. Alvast bedankt.
Voeg de originele factuur opnieuw toe, met betaallink. De meeste klanten die te laat zijn, betalen na deze eerste herinnering alsnog.
Stap 2: de aanmaning
Geen reactie na een week of twee? Stuur dan een formelere aanmaning met een duidelijke deadline.
Beste [naam], ondanks mijn herinnering van [datum] is factuur [nummer] nog niet voldaan. Ik verzoek je het openstaande bedrag van € [bedrag] binnen 14 dagen na vandaag over te maken. Blijft betaling uit, dan breng ik incassokosten en wettelijke rente in rekening.
Lever je aan particulieren, dan is deze veertiendagenbrief wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. De termijn van 14 dagen begint pas te lopen op het moment dat je klant de brief ontvangt.
Stap 3: rente en incassokosten
Na de aanmaning mag je twee posten in rekening brengen.
- Wettelijke handelsrente over het openstaande bedrag, vanaf de dag na de vervaldatum. Het percentage wordt elk halfjaar vastgesteld en ligt voor zakelijke transacties hoger dan de gewone wettelijke rente.
- Buitengerechtelijke incassokosten volgens de wettelijke staffel. Dat is 15% over de eerste € 2.500 met een minimum van € 40. Over het bedrag daarboven gelden lagere percentages.
Zet in je algemene voorwaarden dat je deze kosten doorberekent. Dan sta je sterker als het tot een discussie komt.
Stap 4: uit handen geven
Blijft betaling uit, dan heb je drie routes. Een incassobureau werkt vaak op no cure no pay. Bij bedragen tot € 25.000 kun je zelf naar de kantonrechter, zonder verplichte advocaat. Bij een klant die je wilt houden, is een betalingsregeling soms de verstandigste uitkomst.
Weeg de kosten tegen het bedrag. Voor een factuur van € 150 verdien je een procedure zelden terug. Bij € 5.000 ligt dat anders. Een zakelijke vordering verjaart pas na vijf jaar, dus je hebt tijd. Hoe langer je wacht, hoe kleiner de kans dat er nog betaald wordt.
Voorkomen is makkelijker dan innen
De meeste betalingsproblemen ontstaan door wrijving in het proces. Drie dingen schelen aantoonbaar.
- Factureer direct. Hoe verser de dienst in het geheugen, hoe sneller de betaling.
- Maak betalen makkelijk. Een factuur met iDEAL-betaallink wordt sneller betaald dan een factuur met alleen een IBAN eronder.
- Laat het systeem herinneren. Een herinnering die automatisch verstuurd wordt, haalt het ongemakkelijke gesprek uit de klantrelatie.
Zorg daarnaast dat je factuur klopt. Een factuur waarop een verplicht onderdeel ontbreekt is een geliefd excuus om te wachten, dus loop wat er op een factuur moet staan nog eens na.