Het voorbeeld, onderdeel voor onderdeel
De nummers tussen haakjes verwijzen naar de negen verplichte onderdelen. Leg je eigen factuur ernaast en loop ze af.
Bovenaan de factuur
- Bedrijfsnaam en adres (1): Jansen Fotografie, Dorpsstraat 12, 3511 AB Utrecht
- KvK-nummer (2): 12345678
- Btw-identificatienummer (3): NL001234567B01
- Naam en adres van de klant (4): Bakkerij De Korenbloem, Marktplein 3, 3511 LM Utrecht
- Factuurnummer (5): 2026-014
- Factuurdatum (6): 18 september 2026
De regels
- Omschrijving (7): productfotografie assortiment op 12 september 2026, 4 uur à € 85,00, samen € 340,00
- Omschrijving (7): nabewerking en aanlevering, 2 uur à € 85,00, samen € 170,00
Zet bij een dienst ook de datum of de periode van levering in de omschrijving. Dat scheelt vragen achteraf en het is bij diensten verplicht.
De bedragen
- Subtotaal exclusief btw (9): € 510,00
- Btw-tarief (8) en btw-bedrag: 21% over € 510,00, dus € 107,10
- Totaal inclusief btw (9): € 617,10
De betaalafspraak onderaan
Graag betalen vóór 18 oktober 2026 op NL12 BANK 0123 4567 89, onder vermelding van factuurnummer 2026-014.
Je rekeningnummer en de vervaldatum staan niet in de wettelijke lijst, maar zonder die twee kan je klant het bedrag niet overmaken en heb jij geen ijkpunt voor een herinnering.
Waarom elk onderdeel erop staat
De Belastingdienst wil elke factuur kunnen controleren, en je klant moet de btw kunnen aftrekken. Ontbreekt er een onderdeel, dan mag je klant die btw niet in aftrek brengen en kan hij de factuur terugsturen. Wat moet er op een factuur staan legt de negen onderdelen stuk voor stuk uit, met de uitzonderingen voor bedragen tot € 100 en voor ondernemers met de KOR.
Drie fouten die dit voorbeeld voorkomt
1. Een gat in de nummering
Factuur 2026-003 gemaakt, weggegooid en opnieuw begonnen bij 2026-003? Dan loopt je reeks niet meer door. De Belastingdienst wil een sluitende nummering, dus corrigeer met een creditfactuur in plaats van een factuur te verwijderen.
2. Een omschrijving als "werkzaamheden"
Uit "werkzaamheden, 6 uur" kan niemand afleiden wat je hebt geleverd. Noem de opdracht, het aantal uren en de datum, zoals in het voorbeeld hierboven.
3. Geen vervaldatum
Zonder afspraak geldt tussen bedrijven de wettelijke termijn van 30 dagen. Welke betalingstermijn van een factuur je mag hanteren hangt af van je klant, en een concrete datum op de factuur voorkomt discussie. Blijft het geld daarna uit, dan loopt het stappenplan bij een factuur die niet betaald wordt van herinnering naar aanmaning.
Je factuur zelf opbouwen
Neem het voorbeeld over in je tekstverwerker of je boekhoudpakket en vul je eigen gegevens in. De kopgegevens en de betaalafspraak veranderen zelden, dus die zet je één keer goed. Per factuur pas je het factuurnummer, de datum, de klant en de regels aan.
Werk je op afspraak, dan komt die herhaling vanzelf uit je agenda. Elke afspraak is een regel op de factuur, met het aantal uren en de datum er al bij.