Een account aanmaken doe je in een paar stappen:

1. Ga naar de registratiepagina en vul je gegevens in
2. Verifieer je e-mailadres via de link die je ontvangt
3. Log in en stel je bedrijfsgegevens in
4. Koppel je Google-account om je agenda en contacten te synchroniseren

Tip: Zorg dat je je bedrijfsgegevens (KVK-nummer, btw-nummer, IBAN) bij de hand hebt, zodat je meteen professionele facturen kunt versturen.

Het dashboard geeft je een overzicht van je belangrijkste informatie:

- Openstaande afspraken — Afspraken die nog gefactureerd moeten worden
- Totaal gefactureerd — Het totaalbedrag van al je facturen
- Aantal contacten — Je totale aantal contacten
- Aantal facturen — Het totaal aantal facturen
- Aankomende afspraken — Je eerstvolgende afspraken
- Recente facturen — De laatst aangemaakte facturen

Na het aanmelden raden we de volgende stappen aan:

- Bedrijfsgegevens invullen — Ga naar Instellingen > Factuurinstellingen en vul je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN in
- Logo uploaden — Voeg je bedrijfslogo toe zodat facturen er professioneel uitzien
- Google-account koppelen — Verbind je Google-account om agenda's en contacten te importeren
- Agenda's selecteren — Kies welke Google-agenda's je wilt synchroniseren
- Standaard uurtarief instellen — Stel je standaard uurtarief in bij de factuurinstellingen

Er zijn meerdere manieren om een afspraak om te zetten naar een factuur:

- Vanuit de contactpagina — Ga naar het contact en klik op "Factureer" bij de gewenste afspraak. Er wordt automatisch een conceptfactuur aangemaakt met de afspraakgegevens.
- Vanuit het dashboard — Klik op een openstaande afspraak onder "Afspraken om te factureren".
- Automatisch — Schakel "Automatisch facturen aanmaken" in bij je Google-koppeling.

Bij het factureren wordt de prijs berekend op basis van de duur van de afspraak en het uurtarief. De afspraak krijgt vervolgens de status "Verwerkt" en wordt aan de factuur gekoppeld.

Ga naar Instellingen > Werktijden om je standaard werktijden in te stellen. Je kunt per dag aangeven wanneer je beschikbaar bent. Deze tijden worden weergegeven in de kalenderweergave en het klantenportaal.

In het afsprakenoverzicht zie je al je gesynchroniseerde afspraken uit Google Agenda. Je kunt filteren op:

- Status — Open, Verwerkt of Overgeslagen
- Agenda — Als je meerdere agenda's hebt gekoppeld
- Periode — Filter op een specifiek datumbereik

Elke afspraak toont de datum, tijd, duur, het gekoppelde contact en de status. Je kunt de lijst sorteren op datum, agenda of contact.

Ja, naast de lijstweergave is er ook een visuele kalenderweergave met de volgende mogelijkheden:

- Dag-, week- en maandweergave — Wissel tussen verschillende overzichten
- Kleurcodering — Elke agenda heeft een eigen kleur, zodat je ze makkelijk uit elkaar houdt
- Factuurindicator — Afspraken die al op een factuur staan zijn visueel herkenbaar
- Agenda's filteren — Toon of verberg specifieke agenda's
- Weekenden tonen/verbergen — Schakel weekenddagen aan of uit

Klik op een afspraak om de details te bekijken, het contact te wijzigen of direct te factureren. Wijzigingen in de kalender worden real-time bijgewerkt.

Ja! Via het klantenportaal kunnen klanten wijzigingsverzoeken indienen voor afspraken. Ze kunnen een bestaande afspraak verplaatsen naar een ander tijdstip of een nieuwe afspraak aanvragen.

Je ontvangt deze verzoeken onder Afspraken > Verzoeken. Per verzoek zie je het oorspronkelijke en gewenste tijdstip, en kun je het verzoek accepteren of afwijzen. Bij het beoordelen zie je ook je eigen agenda, zodat je kunt controleren of het nieuwe tijdstip past.

Afspraken hebben drie mogelijke statussen:

- Open — De afspraak is nog niet verwerkt en kan nog gefactureerd worden
- Verwerkt — De afspraak is op een factuur geplaatst
- Overgeslagen — De afspraak is bewust overgeslagen en hoeft niet gefactureerd te worden (bijvoorbeeld bij een gratis kennismaking)

Op het dashboard zie je in één oogopslag hoeveel openstaande afspraken er nog gefactureerd moeten worden.

Ja, je data is veilig bij ons. We nemen de bescherming van je gegevens serieus:

- Alle communicatie verloopt via een beveiligde HTTPS-verbinding
- Je data wordt opgeslagen op beveiligde servers
- Elk team heeft een volledig gescheiden omgeving (multi-tenant)
- Je kunt tweefactorauthenticatie (2FA) inschakelen voor extra beveiliging

Ja! Na het aanmaken van je account krijg je een gratis proefperiode van 4 weken. Tijdens deze periode heb je toegang tot alle functies, zodat je het systeem volledig kunt uitproberen.

Na de proefperiode kun je een abonnement afsluiten om Agendafactuur te blijven gebruiken.

Agendafactuur is geschikt voor iedereen die op afspraakbasis werkt en Google Agenda gebruikt. Denk aan:

- Rijscholen — houd leerlingvoortgang en betalingen bij
- Coaches en trainers — factureer direct na je sessies
- Therapeuten en behandelaars — koppel afspraken aan facturen
- Consultants en adviseurs — registreer uren via je agenda
- Muziekdocenten en tutors — houd lessen en betalingen bij
- Andere ZZP'ers — iedereen die afspraken maakt en factureert

Agendafactuur is een online facturatietool waarmee je eenvoudig facturen maakt op basis van je Google Agenda-afspraken. Het systeem koppelt je agenda, contacten en facturen aan elkaar, zodat je in een paar klikken een professionele factuur verstuurt.

Ideaal voor ondernemers, zzp'ers, rijscholen en iedereen die op afspraakbasis werkt en snel wil factureren.

Agendafactuur werkt in alle moderne browsers, waaronder Google Chrome, Firefox, Safari en Microsoft Edge. Het systeem is ook responsive, dus je kunt het ook op je tablet of telefoon gebruiken.

Als een klant per bankoverschrijving betaalt (of op een andere manier buiten Mollie om), kun je de factuur handmatig als betaald markeren:

1. Open de factuur
2. Klik op "Wijzig status naar betaald"

Gebruik je Mollie? Dan wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd zodra de betaling is ontvangen.

Met Mollie kunnen je klanten facturen direct online betalen. Zo stel je het in:

1. Maak een account aan bij Mollie (mollie.com)
2. Kopieer je Mollie API-sleutel
3. Ga in Agendafactuur naar Instellingen > Bedrijfsinstellingen
4. Plak je API-sleutel in het Mollie-veld

Vanaf nu bevatten je factuur-e-mails automatisch een betaallink. Wanneer een klant betaalt, wordt de factuur automatisch als betaald gemarkeerd.

Als een factuur nog niet betaald is, kun je eenvoudig een herinnering sturen:

1. Open de factuur en klik op "Factuur versturen"
2. Selecteer je herinneringstemplate (als je die hebt aangemaakt bij E-mailtemplates)
3. Controleer de e-mail en verstuur

De factuurstatus wordt automatisch gewijzigd naar "Herinnerd", zodat je in het facturenoverzicht kunt zien welke facturen al een herinnering hebben gehad.

In het contactenoverzicht worden klanten met openstaande facturen duidelijk gemarkeerd met een rode indicator.

Ja! Naast betaallinks op facturen kun je ook losse betalingsverzoeken aanmaken. Ga naar de contactpagina van de klant en klik op "Nieuwe betaling". Vul het bedrag in en sla het op.

Vervolgens kun je het betalingsverzoek per e-mail versturen via "Verstuur betaalverzoek". Dit is handig voor:

- Aanbetalingen
- Losse betalingen die niet aan een factuur gekoppeld zijn
- Snelle betalingsverzoeken tussendoor

Per betalingsverzoek zie je de status: Open, Herinnerd of Betaald.

Als je klant op de betaallink klikt, wordt hij doorgestuurd naar de beveiligde betaalpagina van Mollie. Daar kan de klant kiezen uit verschillende betaalmethoden (zoals iDEAL, creditcard, Bancontact, etc., afhankelijk van je Mollie-instellingen).

Na een succesvolle betaling ziet de klant een bevestigingspagina en wordt de factuur automatisch op "Betaald" gezet in Agendafactuur.

Je kunt contacten in bulk importeren:

1. Ga naar Instellingen > Importeren
2. Download het voorbeeldbestand om te zien welk formaat nodig is
3. Vul je contacten in volgens het voorbeeld
4. Upload het bestand

Gaat er iets mis? Je kunt een import ongedaan maken met de terugdraai-functie. In het importoverzicht zie je de historie van al je imports.

Standaard wordt voor elk contact het uurtarief uit je factuurinstellingen gebruikt. Wil je voor een specifiek contact een ander tarief hanteren?

1. Ga naar het contact en klik op Contact bewerken
2. Vul bij Uurtarief het afwijkende bedrag in
3. Sla het contact op

Bij het automatisch aanmaken van facturen vanuit afspraken wordt dan het uurtarief van het contact gebruikt in plaats van het standaard tarief.

Je kunt een contactformulier maken dat je op je eigen website kunt plaatsen. Zo werkt het:

1. Ga naar Instellingen > Contactformulier
2. Stel een titel in en kies welke velden je wilt tonen
3. Bepaal per veld of het verplicht is en of het de hele of halve breedte moet hebben
4. Stel een bedanktekst in en een e-mailadres voor notificaties
5. Kopieer de iframe-code en plak deze op je website

Aanmeldingen verschijnen automatisch als contacten in Agendafactuur. Je kunt de laatste 100 aanvragen terugzien onderaan de pagina.

Tip: Je kunt het formulier ook koppelen aan een Google-koppeling, zodat bij een aanmelding automatisch een agenda-afspraak wordt aangemaakt.

Contacten kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt:

- Automatisch via Google — Contacten uit je geselecteerde Google-contactgroepen worden automatisch geïmporteerd
- Automatisch bij afspraken — Als je deze optie inschakelt, worden contacten automatisch aangemaakt wanneer een onbekende genodigde of klantnummer in een afspraak wordt gevonden
- Handmatig — Klik op de knop "Nieuw contact" in het contactenoverzicht
- Excel/CSV-import — Importeer meerdere contacten tegelijk vanuit een spreadsheet
- Via contactformulier — Contacten die zich aanmelden via je openbare contactformulier

Ja, via Instellingen > Extra contactvelden kun je zelf extra velden aanmaken. Je kunt kiezen uit verschillende veldtypen:

- Tekstveld — Voor korte tekst (bijv. klantnummer)
- Tekstvlak — Voor langere tekst (bijv. notities)
- Dropdown — Een keuzelijst met vaste opties
- Multi-select — Meerdere opties selecteerbaar
- Nummer — Voor getallen
- Datum — Een datumkiezer
- Datum en tijd — Datum met tijdstip
- Checkbox — Een aan/uit-vinkje
- Radiobuttons — Eén optie kiezen uit een lijst
- Checkboxlijst — Meerdere opties aanvinken

Per veld kun je instellen of het zichtbaar moet zijn op de contactpagina.

Bij elk contact kun je de volgende informatie opslaan:

- Basisgegevens — Voornaam, achternaam, bedrijfsnaam en e-mailadres
- Telefoon — Telefoonnummer
- Adres — Straat, huisnummer, postcode en plaats (met automatische aanvulling op basis van postcode)
- Uurtarief — Een afwijkend uurtarief voor dit contact (anders dan je standaard tarief)
- Extra velden — Zelf in te stellen velden voor specifieke informatie

De contactpagina geeft een compleet overzicht van alles rondom een klant:

- Contactgegevens — Alle opgeslagen informatie, profielfoto en uurtarief
- Facturen — Alle facturen voor dit contact met status, bedrag en datum. Vanuit hier kun je direct een nieuwe factuur aanmaken.
- Komende afspraken — Een overzicht van geplande en verleden afspraken. Per afspraak kun je direct klikken op "Factureer" om een factuur aan te maken.
- Betalingen — Alle betalingsverzoeken met status (open, herinnerd, betaald). Je kunt hier direct een betaalverzoek versturen.
- E-mailhistorie — Alle verstuurde e-mails naar dit contact
- Onderliggende contacten — Gekoppelde subcontacten toevoegen of verwijderen

Je kunt vanuit de contactpagina ook direct naar het klantenportaal van dit contact navigeren.

Je kunt contacten aan elkaar koppelen via een hoofd-/subcontact relatie. Dit is bijvoorbeeld handig voor:

- Rijscholen — Koppel een ouder (hoofdcontact) aan een leerling (subcontact), zodat de factuur naar de ouder gaat
- Bedrijven — Koppel een contactpersoon aan een bedrijf

Bij het bewerken van een factuur kun je kiezen voor "Factureer naar overkoepelend contact". De factuur wordt dan op naam van het hoofdcontact gezet, met een "t.a.v."-vermelding (ter attentie van) naar het subcontact.

Ja, via Instellingen > E-mailtemplates kun je e-mailtemplates aanmaken en bewerken. Je kunt templates maken voor verschillende doeleinden:

- Factuur — De e-mail die wordt verstuurd bij het verzenden van een factuur
- Factuur herinnering — De herinneringsmail voor openstaande facturen
- Betaling — De e-mail voor losse betalingsverzoeken

Elke template heeft een onderwerp en berichttekst die je volledig kunt aanpassen met een teksteditor.

In je e-mailtemplates kun je placeholders gebruiken die automatisch worden vervangen door de juiste gegevens:

Contactgegevens:

- %contact_voornaam% — Voornaam van de klant
- %contact_achternaam% — Achternaam van de klant
- %contact_bedrijf% — Bedrijfsnaam van de klant

Factuurgegevens:

- %factuur_nummer% — Het factuurnummer
- %factuur_totaal_incl_btw% — Totaalbedrag inclusief btw
- %factuur_totaal_excl_btw% — Totaalbedrag exclusief btw
- %bedrag_al_betaald% — Reeds betaald bedrag
- %open_te_betalen% — Nog openstaand bedrag
- %betaal_link% — Klikbare betaallink (als Mollie is ingesteld)

Voorbeeld: "Beste %contact_voornaam%, hierbij ontvangt u factuur %factuur_nummer% ter waarde van %factuur_totaal_incl_btw%.""

"Team & account

Op de factuurpagina kun je de volgende zaken aanpassen:

- Klant — Wijzig het contact waarvoor de factuur is
- Kenmerk — Een referentie voor op de factuur
- Notitie — Interne notitie (niet zichtbaar op de factuur)
- Factuurregels — Voeg regels toe, wijzig omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief. Je kunt regels verslepen om de volgorde te wijzigen.

Je kunt schakelen tussen ex. btw en incl. btw invoermodus. Rechts zie je altijd een overzicht met het subtotaal, btw-specificatie en totaalbedrag.

Tip: Bij het toevoegen van een factuurregel kun je kiezen voor een leeg veld of een bestaand product selecteren. Bij een product worden de omschrijving, prijs en btw automatisch ingevuld.

Er zijn verschillende manieren om een factuur aan te maken:

- Vanuit een afspraak — De snelste manier: ga naar de contactpagina en klik op "Factureer" bij een open afspraak. De afspraakgegevens (duur, prijs) worden automatisch ingevuld.
- Handmatig — Klik op "Nieuwe factuur" in het facturenoverzicht, selecteer een contact en voeg factuurregels toe.
- Vanuit het dashboard — Klik op een openstaande afspraak onder "Afspraken om te factureren".
- Automatisch — Schakel automatisch factureren in bij je Google-koppeling.

Elke nieuwe factuur wordt eerst als concept aangemaakt, zodat je alles kunt controleren voordat je hem verstuurt.

Ga naar Instellingen > Factuurinstellingen om je facturen aan te passen:

- Bedrijfslogo — Upload je logo voor op de factuur
- Bedrijfsgegevens — Naam, adres, e-mail, telefoon, KVK-nummer, btw-nummer en IBAN
- Standaard uurtarief — Je basisuurtarief voor berekeningen
- Betalingstermijn — Aantal dagen (bijv. 14 of 30)
- Standaard kenmerk — Met placeholders voor automatische invulling
- BCC-adres — Ontvang een kopie van elke factuur-e-mail
- Voettekst — Extra tekst onderaan je factuur
- Sluitingstekst — Tekst onder de factuurregels (hier kun je ook een %betaal_link% placeholder gebruiken)

Terwijl je wijzigingen maakt, zie je direct een live voorbeeld van hoe je factuur eruitziet.

Ga naar Instellingen > Btw-tarieven om je btw-tarieven te beheren. Je kunt hier de standaard Nederlandse btw-tarieven gebruiken (21%, 9%, 0%) of aangepaste tarieven toevoegen. Bij het aanmaken van factuurregels of producten selecteer je het gewenste btw-tarief uit een dropdown.

Je kunt een factuur per e-mail versturen via de knop Factuur versturen bij de factuur. Je krijgt dan een voorbeeld van de e-mail te zien met:

- Het onderwerp en de berichttekst (aanpasbaar via e-mailtemplates)
- De factuur als PDF-bijlage
- Een betaallink als je Mollie hebt ingesteld
- De optie om een BCC-adres toe te voegen

Bij het opnieuw versturen van een al verzonden factuur wordt de status automatisch gewijzigd naar "Herinnerd".

Om sneller facturen aan te maken kun je producten en pakketten instellen:

Producten bevatten:

- Naam en omschrijving
- Prijs (als uurprijs of totaalprijs)
- Btw-tarief
- Optioneel een Google zoekcode — als deze code in een afspraaktitel wordt gevonden, wordt het product automatisch gekoppeld

Pakketten (bundels) combineren meerdere producten:

- Voeg meerdere producten toe met aantallen
- Optioneel een vaste pakketprijs (anders wordt de prijs berekend uit de losse producten)
- Organiseer pakketten in categorieën

Producten en pakketten beheer je via Instellingen > Producten en Instellingen > Pakketten.

Factuurnummers worden automatisch toegekend op het moment dat je een factuur voor het eerst verstuurt. Het formaat is JJJJ-0001, waarbij:

- JJJJ = het huidige jaar
- 0001 = een oplopend volgnummer per jaar

Elk nieuw jaar begint de telling opnieuw. Zolang een factuur de status "Concept" heeft, is er nog geen factuurnummer toegekend.

Ja, je kunt een creditfactuur aanmaken vanuit een bestaande factuur. Open de factuur en kies voor "Credit factuur maken". Er wordt dan een kopie van de factuur aangemaakt met alle bedragen als negatieve waarden. De creditfactuur wordt als concept aangemaakt, zodat je deze nog kunt controleren en aanpassen voordat je hem verstuurt.

Ja, maar alleen facturen met de status Concept kunnen worden verwijderd. Zodra een factuur is verstuurd (status Open, Herinnerd of Betaald) kan deze niet meer worden verwijderd — dit is om je administratie compleet te houden.

Bij het verwijderen van een conceptfactuur worden de gekoppelde afspraken weer vrijgegeven en krijgen ze de status "Open" terug.

Ja, je kunt een verzonden factuur nog bewerken. Je krijgt dan twee opties:

- Alleen omschrijvingen — Pas alleen de omschrijvingen en volgorde van regels aan. Prijzen, aantallen en btw blijven vergrendeld.
- Alles inclusief prijzen — Ontgrendel alle velden, inclusief prijzen en aantallen. Let op: prijzen worden opnieuw berekend bij opslaan.

Ja, je kunt individuele facturen downloaden als PDF via het downloadicoon in het facturenoverzicht of via de knop "Factuur download" op de factuurpagina zelf.

De PDF bevat je bedrijfslogo, alle bedrijfsgegevens, klantgegevens, factuurregels met btw-specificatie, en eventuele voettekst en sluitingstekst.

Ja! In het facturenoverzicht kun je meerdere facturen selecteren via de checkboxes. Vervolgens verschijnen twee opties:

- Download geselecteerde — Downloadt alle geselecteerde facturen als een ZIP-bestand met PDF's
- Mail geselecteerde — Verstuurt alle geselecteerde facturen per e-mail. Je krijgt eerst een bevestigingsscherm te zien met per factuur het nummer, de klantnaam en het e-mailadres.

Tip: Gebruik de filters (status, bedrag, periode) om eerst de juiste facturen te selecteren voordat je in bulk verstuurt.

Facturen doorlopen de volgende statussen:

- Concept — De factuur is nog niet definitief. Je kunt alles nog aanpassen. Het factuurnummer is nog niet toegekend.
- Open — De factuur is verstuurd naar de klant. Er wordt automatisch een factuurnummer toegekend in het formaat JJJJ-0001 (bijv. 2026-0001).
- Herinnerd — Er is een herinnerings-e-mail verstuurd voor deze factuur.
- Betaald — De betaling is ontvangen (handmatig gemarkeerd of automatisch via Mollie).

In het kenmerk (referentie) van een factuur kun je placeholders gebruiken die automatisch worden ingevuld:

- %maand% — De naam van de maand (bijv. "januari")
- %maandnummer% — Het maandnummer (bijv. "01")
- %jaar% — Het jaar (bijv. "2026")
- %dag% — De dag (bijv. "15")
- %week% — Het weeknummer
- %contact_naam% — De naam van het contact
- %bedrijfsnaam% — De bedrijfsnaam van het contact

Voorbeeld: "Factuur %maand% %jaar%" wordt automatisch "Factuur februari 2026".

Je kunt een standaard kenmerk instellen via Instellingen > Factuurinstellingen, zodat elke nieuwe factuur dit automatisch overneemt.

Je Google-account koppelen gaat als volgt:

1. Ga naar Instellingen > Google koppelingen
2. Klik op Google-account toevoegen
3. Je wordt doorgestuurd naar Google om toestemming te geven
4. Na goedkeuring wordt je account gekoppeld
5. Selecteer vervolgens welke agenda's en contactgroepen je wilt synchroniseren

Tip: Je kunt meerdere Google-accounts koppelen als je met verschillende agenda's werkt.

Agendafactuur herkent automatisch welk contact bij een afspraak hoort. Dit werkt op twee manieren:

- Via e-mailadres — Als je iemand uitnodigt voor een agenda-afspraak, wordt het e-mailadres van de genodigde vergeleken met je contacten. Bij een match wordt het contact automatisch gekoppeld.
- Via klantnummer — Als je een klantnummer aan het begin van de afspraaktitel plaatst (bijv. "123 Rijles"), wordt het contact met dat nummer automatisch gekoppeld.

Je kunt deze opties per Google-koppeling in- of uitschakelen via Connectie settings.

Tip: Je kunt ook instellen dat contacten automatisch worden aangemaakt als er een onbekend e-mailadres of klantnummer wordt gevonden in een afspraak.

Ja, naast de automatische synchronisatie kun je ook handmatig afspraken importeren. Dit is handig voor het ophalen van oudere afspraken:

1. Ga naar de Kalender of Afspraken pagina
2. Klik op Afspraken importeren
3. Selecteer de agenda waaruit je wilt importeren
4. Kies een begin- en einddatum
5. De afspraken worden op de achtergrond verwerkt

Ja, je hebt volledige controle over welke agenda's en contactgroepen je synchroniseert. Na het koppelen van je Google-account ga je naar de instellingen van die koppeling, waar je per agenda kunt aan- of uitvinken of deze gesynchroniseerd moet worden.

Dit is handig als je zowel een zakelijke als persoonlijke agenda hebt, maar alleen de zakelijke wilt koppelen aan je facturen.

Ja, je kunt meerdere Google-accounts koppelen. Dit is handig als je bijvoorbeeld een zakelijk en een persoonlijk Google-account hebt, of als meerdere teamleden elk hun eigen Google-account willen koppelen.

Per account kun je onafhankelijk instellen welke agenda's en contactgroepen worden gesynchroniseerd en welke automatiseringen actief zijn. In het koppelingenoverzicht zie je per account het e-mailadres, het aantal actieve agenda's en contactgroepen.

Soms kan de verbinding met Google verlopen. Dit herken je aan een oranje foutmelding bij je Google-koppeling. Zo los je het op:

1. Ga naar Instellingen > Google koppelingen
2. Klik op Opnieuw verbinden bij het betreffende account
3. Geef opnieuw toestemming via Google

Na het opnieuw verbinden worden je afspraken en contacten weer gesynchroniseerd. Al je bestaande data blijft behouden.

Let op: Gebruik altijd "Opnieuw verbinden" in plaats van verwijderen en opnieuw toevoegen. Bij verwijderen worden alle afspraken zonder factuur en alle gekoppelde contacten permanent verwijderd.

Bij wijzigingen: Als je een afspraak aanpast in Google Agenda (bijvoorbeeld de tijd of titel wijzigt), wordt dit automatisch bijgewerkt in Agendafactuur. Als de afspraak al op een conceptfactuur staat, worden de factuurgegevens ook bijgewerkt.

Bij verwijdering: Als je een afspraak verwijdert in Google Agenda, wordt de afspraak ook verwijderd uit Agendafactuur. Heeft de afspraak al een definitieve factuur? Dan blijft de factuur bewaard voor je administratie, maar wordt de koppeling verwijderd.

Per Google-koppeling kun je diverse automatiseringen inschakelen:

- Automatisch contacten koppelen — Herkent contacten op basis van e-mailadres of klantnummer in de titel
- Automatisch contacten aanmaken — Maakt een nieuw contact aan als er een onbekende genodigde of klantnummer wordt gevonden
- Automatisch facturen aanmaken — Maakt na afloop van een afspraak automatisch een factuur aan op basis van de duur en het uurtarief
- Portaallink toevoegen aan afspraken — Plaatst automatisch een link naar het klantenportaal in de afspraakbeschrijving
- Locatie toevoegen — Voegt automatisch het adres van het gekoppelde contact toe aan de afspraak
- Betaalstatus tonen — Toont de betaalstatus met een kleuricoon in de afspraaktitel in Google Agenda

Agendafactuur synchroniseert de volgende gegevens:

- Agenda-afspraken — Titel, datum, tijd, duur en beschrijving van je afspraken
- Contacten — Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adresgegevens uit je geselecteerde contactgroepen

De synchronisatie werkt in real-time: wanneer je een afspraak aanmaakt of wijzigt in Google Agenda, wordt dit automatisch bijgewerkt in Agendafactuur.

Dat kan! Als je de optie "Automatisch facturen aanmaken" inschakelt bij je Google-koppeling, wordt na afloop van een afspraak automatisch een conceptfactuur aangemaakt. De prijs wordt berekend op basis van:

- De duur van de afspraak, vermenigvuldigd met het uurtarief van het contact (of je standaard uurtarief)
- Als er een productcode in de afspraaktitel staat, wordt in plaats daarvan de prijs van dat product gebruikt

De factuur wordt als concept aangemaakt, zodat je deze nog kunt controleren en aanpassen voordat je hem verstuurt.

Er zijn meerdere manieren om klanten naar het portaal te leiden:

- Handmatig delen — Deel je portaal-URL via e-mail, WhatsApp of je website
- Automatisch in afspraken — Schakel de optie "Portaallink toevoegen aan afspraken" in bij je Google-koppeling. De link wordt dan automatisch in de beschrijving van agenda-afspraken geplaatst.
- Vanuit de contactpagina — Klik op de knop "Contact portal" om het portaal voor een specifiek contact te openen

Klanten loggen in via een magic link — ze hoeven geen wachtwoord te onthouden:

1. De klant gaat naar jouw unieke portaal-URL
2. Vult zijn of haar e-mailadres in
3. Klikt op "Verstuur login link"
4. Ontvangt een e-mail met een beveiligde inloglink
5. Klikt op de link en is direct ingelogd

Dit maakt het extra laagdrempelig voor klanten om hun gegevens in te zien.

Ja, via Instellingen > Portaalinstellingen kun je het portaal volledig naar je huisstijl aanpassen:

- Portaal-URL — Stel een unieke URL in voor jouw bedrijf
- Achtergrondkleur — Kies een kleur die past bij je huisstijl
- Formulierkleur — Pas de kleur van het inlogformulier aan
- Achtergrondafbeelding — Upload een eigen afbeelding als achtergrond

Je ziet direct een live voorbeeld van de wijzigingen, zodat je het resultaat kunt beoordelen voordat je opslaat.

Het klantenportaal is een aparte, beveiligde pagina waar je klanten zelf kunnen inloggen. Elke klant heeft zijn eigen omgeving met:

- Financieel overzicht — Totaal betaald, openstaande betalingen en voor-/achterstand
- Afspraken — Een lijst van alle afspraken (verleden en toekomst) met datum, duur en status
- Kalenderweergave — Visueel overzicht van afspraken in een kalender
- Facturen — Alle facturen bekijken, downloaden als PDF en direct online betalen
- Afspraakverzoeken — Nieuwe afspraken aanvragen of bestaande afspraken verplaatsen

Na het inloggen ziet je klant:

- Samenvattingstabel — Reeds betaald bedrag, openstaande betalingen, aantal afspraken (verleden en komend), en de voor-/achterstand
- Volgende afspraak — De datum en tijd van de eerstvolgende afspraak
- Afsprakenlijst — Alle afspraken met datum, agenda, duur, omschrijving en status (kleurgecodeerd)

Via tabbladen kan de klant ook de kalenderweergave en facturen bekijken.

In het projectoverzicht zie je in één oogopslag de voortgang van al je projecten:

- Elke stap wordt weergegeven als een blokje: groen = afgerond, wit = nog te doen
- Klik op een blokje om direct naar die stap te navigeren
- Filter op flow om alleen projecten van een bepaald type te zien
- Extra velden uit de flow kun je als kolommen toevoegen aan het overzicht

Een flow is een werkproces-template dat uit meerdere stappen bestaat. Denk bijvoorbeeld aan:

- Een intake-flow met stappen: "Kennismakingsgesprek" → "Contract tekenen" → "Eerste sessie"
- Een rijles-flow met stappen: "Intake" → "Basislessen" → "Tussentijdse toets" → "Examen"

Je maakt flows aan via Instellingen > Flows. Per flow kun je:

- Stappen aanmaken en de volgorde bepalen (drag-and-drop)
- Extra velden toevoegen aan de flow (bijv. een datumveld voor "Startdatum" of een dropdown voor "Niveau")

Flows zijn herbruikbaar: je maakt één flow aan en kunt deze toewijzen aan meerdere projecten.

Met projecten kun je werk voor een contact organiseren in een overzichtelijk traject. Elk project bevat:

- Een gekoppeld contact — voor wie het project is
- Een flow — het werkproces met stappen dat gevolgd wordt
- Een titel en beschrijving
- Extra velden — Aanvullende informatie gedefinieerd in de flow

In het projectoverzicht zie je per project de voortgang: kleurgecodeerde blokjes tonen welke stappen zijn afgerond (groen) en welke nog open staan.

Voor het factureren van lespakketten gebruik je bundels (pakketten):

1. Maak eerst een product aan voor een losse les (bijv. "Rijles" met uurprijs)
2. Ga naar Instellingen > Pakketten en maak een bundel aan (bijv. "Lespakket 20 lessen")
3. Voeg het product "Rijles" toe met aantal 20
4. Stel eventueel een vaste pakketprijs in (anders wordt de prijs berekend uit de losse lessen)
5. Bij het aanmaken van een factuur selecteer je het pakket en alle regels worden automatisch ingevuld

Je kunt pakketten organiseren in categorieën, bijvoorbeeld "Lespakketten" en "Examenpakketten".

In het speciale rijschooloverzicht (te vinden bij Contacten > Rijschool) zie je per leerling automatisch:

- Naam — Met profielfoto en e-mailadres
- Reeds betaald — Het totaal betaalde bedrag
- Open betalingen — Het openstaande bedrag (rood gemarkeerd bij achterstand)
- Afspraken — Het aantal lessen in het verleden en in de toekomst
- Voor-/achterstand — Of de leerling voorloopt of achterloopt met betalingen (rood bij achterstand)

Je kunt de lijst doorzoeken en sorteren. Leerlingen met een betalingsachterstand vallen direct op door de rode markering.

Om een ouder als hoofdcontact te koppelen aan een leerling:

1. Maak zowel de ouder als de leerling aan als contact
2. Ga naar de contactpagina van de ouder
3. Klik bij "Onderliggende contacten" op "Voeg onderliggend contact toe"
4. Zoek en selecteer de leerling

Wanneer je nu een factuur maakt voor de leerling, kun je kiezen voor "Factureer naar overkoepelend contact". De factuur gaat dan naar de ouder, met een "t.a.v."-vermelding naar de leerling.

Tip: In het klantenportaal kan de ouder zowel zijn eigen gegevens als die van de leerling inzien.

Agendafactuur heeft een speciale rijschoolmodus met extra functies:

- Leerlingoverzicht — Een speciaal overzicht onder Contacten met per leerling alle financiele gegevens
- Voor-/achterstand — Bekijk in één oogopslag welke leerlingen voor- of achterlopen met betalingen
- Ouder-leerling koppeling — Koppel ouders als hoofdcontact aan leerlingen, zodat facturen naar de ouders worden gestuurd
- Lespakketten — Stel pakketten samen (bijv. 20 rijlessen) en factureer deze eenvoudig via bundels
- Klantenportaal — Leerlingen (of ouders) kunnen via het portaal hun voortgang, afspraken en facturen inzien

De statistieken in Agendafactuur zijn handig voor je boekhouding:

- Btw-aangifte — De tabelweergave bij "Omzet per maand" splitst bedragen uit per btw-tarief met aparte kolommen voor exclusief btw, inclusief btw en het btw-bedrag. Ideaal voor je kwartaalaangifte.
- Jaaroverzicht — Selecteer het hele jaar als periode om een totaaloverzicht te krijgen van je omzet.
- Excel-export — Exporteer factuurgegevens naar Excel voor verdere verwerking in je boekhoudsoftware.

Tip: Gebruik je Moneybird? Dan kun je Agendafactuur koppelen aan Moneybird zodat facturen automatisch worden gesynchroniseerd met je boekhouding.

Ja, je kunt diverse gegevens exporteren vanuit de statistiekenpagina:

- Alle facturen — Een compleet overzicht van al je facturen naar Excel
- Alle e-mails en klanten — Exporteer je klantenlijst met e-mailadressen
- Gefilterde selectie — Exporteer alleen de facturen die aan je huidige filters voldoen (periode, status, agenda)

Daarnaast kun je vanuit het overzicht van terugkerende facturen ook een planningoverzicht exporteren naar Excel.

Op de statistiekenpagina vind je overzichtelijke grafieken en tabellen:

- Omzet per klant — Een donutdiagram met je top 10 klanten, inclusief percentages en totaalbedragen
- Omzet per maand — Een staafdiagram van je maandelijkse omzet. Je kunt ook wisselen naar een tabelweergave met een uitsplitsing per btw-tarief (exclusief btw, inclusief btw en btw-bedrag).

Je kunt filteren op:

- Periode — Selecteer een datumbereik met handige voorinstellingen
- Factuurstatus — Toon alleen concepten, openstaande of betaalde facturen
- Agenda — Filter op een specifieke agenda

Je abonnement beheer je via Instellingen > Bedrijfsinstellingen. Hier kun je:

- Je huidige abonnement bekijken
- Upgraden of downgraden
- Betaalgegevens wijzigen
- Je abonnement opzeggen

Klik rechtsboven op je naam en ga naar Profiel. Hier kun je:

- Je naam en profielfoto aanpassen
- Je wachtwoord wijzigen
- Tweefactorauthenticatie (2FA) in- of uitschakelen
- Actieve sessies in andere browsers beheren
- Schakelen tussen licht en donker thema

Ja, je kunt Agendafactuur koppelen aan Moneybird, een populair boekhoudprogramma. Na het koppelen worden je facturen automatisch gesynchroniseerd met Moneybird, zodat je boekhouding altijd up-to-date is.

De koppeling stel je in via Instellingen > Moneybird.

Ja, bij elke terugkerende factuur kun je een planning bekijken die toont wanneer de volgende facturen worden aangemaakt. Zo heb je altijd inzicht in wat er gepland staat.

Terugkerende facturen zijn facturen die automatisch worden aangemaakt op basis van een vast interval. Dit is ideaal voor abonnementen, vaste afspraken of maandelijkse diensten.

Je stelt eenmalig de factuurgegevens en het interval in, en het systeem maakt automatisch de facturen aan.

Je kunt kiezen uit de volgende intervallen:

- Dagelijks
- Wekelijks
- Maandelijks
- Per kwartaal
- Jaarlijks

Je stelt een startdatum in en optioneel een einddatum. Zonder einddatum loopt de terugkerende factuur onbeperkt door.