Factureren per week, maand of kwartaal
Tot nu toe kwamen alle afspraken van een klant op één conceptfactuur, tot je die verstuurde. In de factuurinstellingen kies je nu bij Factureren per of dat zo blijft of dat elke week, maand of kwartaal een eigen conceptfactuur krijgt. AgendaFactuur deelt een afspraak in op de datum waarop die plaatsvindt, dus een afspraak op 30 september komt op de factuur van september.
Bij een contact kun je van die keuze afwijken. Factureer je de meeste klanten per maand en één vaste opdrachtgever per kwartaal, dan zet je dat bij de contactgegevens van die opdrachtgever. Laat je het veld op de standaard factuurinstellingen staan, dan volgt het contact wat je in de factuurinstellingen hebt gekozen.
De periode staat op de conceptfactuur en als kolom in het factuuroverzicht. In dat overzicht kun je ook op factuurperiode filteren. De standaard blijft Onbeperkt, dus zolang je niets kiest verandert er niets.
Een apart e-mailadres voor facturen
Een contact heeft nu een veld Factuur e-mailadres. Vul je dat in, dan gaat de factuur naar dat adres en blijven de afspraakbevestigingen naar het gewone e-mailadres van het contact gaan. Een rijschool stuurt zo de factuur naar de ouder, terwijl de leerling zelf de bevestiging van de rijles krijgt. Een therapeut kan de factuur naar de administratie van een werkgever sturen.
Laat je het veld leeg, dan gaat de factuur naar het e-mailadres van het contact, net als voorheen. Staat er wel een factuuradres, dan zie je dat op de contactkaart terug achter Facturen. Automatisch verstuurde herhalende facturen gebruiken hetzelfde adres.
Zet een # voor je Google zoek code
Met een Google zoek code koppel je een product aan een afspraak. Staat de code in de naam van de afspraak, dan zet AgendaFactuur dat product op de factuur. Sinds 21 september werkt dat alleen als er een # direct voor de code staat. Een afspraak met de naam #ARLES met Jan de Vries levert het product met code ARLES op. De # mag overal in de naam staan, en hoofdletters maken niet uit.
De reden is dat korte codes te vaak per ongeluk werden herkend. Een product met code R werd herkend in een afspraak met de naam R de Vries, en die kreeg dan de prijs van dat product. Met de # ervoor gebeurt dat niet meer.
Gebruik je zoek codes, pas dan de namen van je komende afspraken in Google Agenda aan, ook die van terugkerende afspraken. Een afspraak zonder # voor de code rekent AgendaFactuur uit alsof er geen code in de naam staat. In het productformulier staat de # al voor het veld, dus daar typ je alleen de code zelf. Een code mag geen spaties bevatten.
Uurtarief en productprijs inclusief btw invullen
Het uurtarief in AgendaFactuur was altijd al een bedrag exclusief btw, en op de factuur komt de btw erbij. Dat stond alleen nergens. Wie 70 invulde in de verwachting dat de klant 70 euro zou betalen, zag op de factuur € 84,70 staan. Het veld heet daarom nu overal Uurtarief (excl. btw).
Naast dat veld staat een tweede veld met het bedrag inclusief btw. De twee velden zijn aan elkaar gekoppeld. Typ je in het tweede veld 70, dan slaat AgendaFactuur bij 21% btw € 57,85 op, en je klant betaalt dan € 70,00 per uur. Het percentage is het btw-tarief dat je bij BTW-tarieven als standaard hebt aangevinkt. Achter het veld staat een i-icoon dat laat zien welk tarief dat is. Heb je geen standaardtarief, of staat dat op 0%, dan zie je het tweede veld niet.
Bij een product werkt het op dezelfde manier. Daar volgt het veld inclusief btw het btw-tarief dat je voor dat product kiest. Wil je een bedrag los narekenen, bijvoorbeeld voor een offerte, dan kun je de btw berekenen met de gratis calculator.
Een prijs die je zelf aanpast, blijft staan
Verschuif je een afspraak in je agenda of verander je de duur, dan rekent AgendaFactuur de regel op de conceptfactuur opnieuw uit. Heb je de prijs van die regel zelf aangepast, bijvoorbeeld met een korting voor een vaste klant, dan onthoudt AgendaFactuur dat.
Past de afspraak zich daarna aan, dan werkt AgendaFactuur de omschrijving en het aantal uren bij en blijft jouw prijs per uur staan. Regels die bij pakkettegoed van een klant horen vallen hierbuiten, omdat hun prijs uit dat pakket volgt.
Wijzigingen komen ook op je conceptfacturen
Een factuur bewaart je bedrijfsgegevens, zoals je KvK-nummer, je btw-nummer en je logo, zodat een verstuurde factuur niet verandert als je later iets aanpast. Sla je je factuurinstellingen op, dan zet AgendaFactuur de nieuwe gegevens nu direct op al je conceptfacturen. Verstuurde facturen houden de gegevens van toen.
Voor het standaard kenmerk geldt iets vergelijkbaars. Verander je dat, dan vraagt AgendaFactuur of het nieuwe kenmerk ook op je bestaande conceptfacturen moet komen. Kies je daarvoor, dan vult AgendaFactuur per concept de gegevens van het contact en de factuurdatum in.
Pakketproducten op de factuur
Een product met subproducten staat nu als één blok op de factuur. Het hoofdproduct is de kopregel en de subproducten staan er ingesprongen onder, elk met een eigen prijs en btw-tarief. Het totaal van het pakket is de som van de subproducten, en dat bedrag zie je ook in je productenlijst.
De regels Aanbetaling en Te betalen staan alleen op de factuur als er ook een aanbetaling is gedaan.
Nieuw inlogscherm
Het inlogscherm en het registratieformulier hebben de vormgeving van agendafactuur.nl gekregen. Op een laptop staat het formulier links en een groen paneel rechts, op je telefoon staat alles onder elkaar. Het scherm voor wachtwoord vergeten heeft dezelfde stijl. Aan het inloggen zelf verandert niets, je gebruikt hetzelfde e-mailadres en wachtwoord.