Stap 1: certificering en niveau
Personal trainer is geen beschermd beroep, dus iedereen mag zich zo noemen. In de praktijk vragen sportscholen, verzekeraars en serieuze klanten wel om een erkende opleiding, bijvoorbeeld een opleiding die NL Actief erkent of een EREPS-registratie op niveau 4. Die certificering werkt als toegangsbewijs. Ze bepaalt waar je mag trainen en wat je kunt vragen.
Stap 2: inschrijven bij de KvK
Vrijwel elke startende personal trainer begint als eenmanszaak. Na je inschrijving bij de KvK, die ongeveer € 80 kost, krijg je automatisch je btw-id. Over personal training reken je in de regel 21% btw. Werk je vanuit een sportschool die je een ruimte verhuurt of met een abonnementsconstructie werkt, laat je dan voorlichten over de btw-behandeling, want daar bestaan verschillende constructies met verschillende tarieven.
Werk je veel voor één sportschool, controleer dan of je aan de zzp-criteria voldoet. De regels rond schijnzelfstandigheid worden strikter gehandhaafd.
Stap 3: verzekeringen en locatie
Een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering is onmisbaar, want een klant die tijdens jouw training geblesseerd raakt kan jou aansprakelijk stellen. Denk daarnaast aan een arbeidsongeschiktheidsverzekering of een broodfonds, omdat je eigen lichaam je bedrijfsmiddel is.
Voor je trainingslocatie heb je vier smaken. Je huurt ruimte in een sportschool tegen een vast bedrag of een fee per training. Je traint buiten, wat goedkoop is maar weersafhankelijk en soms vergunningplichtig. Je gaat naar klanten toe. Of je begint op termijn een eigen studio. Start klein en huur pas vierkante meters als je klanten daarom vragen.
Stap 4: je uurtarief bepalen
Reken je tarief terug vanuit wat je nodig hebt in plaats van vanuit wat de concurrent vraagt.
- Gewenst bruto jaarinkomen, bijvoorbeeld € 45.000.
- Plus je jaarkosten voor verzekeringen, huur van je trainingslocatie, opleiding, software en materiaal. Dat loopt al snel op tot € 5.000 à € 10.000.
- Gedeeld door je factureerbare uren. Een fulltime personal trainer traint zelden meer dan 25 à 30 betaalde uren per week, want reistijd, voorbereiding, acquisitie en administratie betaalt niemand. Reken met 1.100 tot 1.300 uur per jaar.
Zo kom je al snel op € 45 tot € 60 per sessie als ondergrens. Dat verklaart ook waarom ervaren trainers in de Randstad € 70 tot € 100 vragen. Pakketten van 10 of 20 sessies met korting geven jou omzetzekerheid en verlagen de drempel voor een nieuwe klant.
Stap 5: administratie vanaf de eerste klant
Je verkoopt uren en pakketten aan een wisselende groep klanten. Dat is precies het soort administratie dat uit de hand loopt in losse appjes en een Excel. Richt drie dingen in voordat je eerste betaalde sessie begint.
- Eén agenda als bron. Elke sessie die je inplant, hoort op een factuur terecht te komen. Wie uit het hoofd factureert, vergeet sessies, en dat is direct omzetverlies.
- Pakketten als product. Leg je 10- en 20-rittenkaarten vast, zodat de juiste prijs vanzelf op de factuur staat en je ziet hoeveel sessies een klant nog tegoed heeft.
- Betaallinks in plaats van contant. Contant geld in de sportschool en "ik maak het vanavond over" zijn de twee grootste bronnen van gedoe.
Personal trainer software laat zien hoe die route van Google Agenda naar factuur er in AgendaFactuur uitziet, inclusief pakketten en groepslessen. Loop voor je eerste factuur ook wat er op een factuur moet staan na.
Wat verdient een personal trainer?
In loondienst ligt het salaris doorgaans rond modaal. Als zelfstandige bepalen je tarief, je bezetting en je kosten wat je overhoudt. Een zzp-trainer met 20 betaalde sessies per week à € 60 draait ruim € 60.000 omzet per jaar, en houdt daar na kosten en belastingen een gezond inkomen aan over. Het opbouwen van die bezetting kost de meeste starters één tot twee jaar. Groepslessen en small group training zijn de bekendste hefboom, want drie deelnemers à € 25 per sessie levert meer op dan één klant à € 60.
Welke kosten zijn aftrekbaar?
Als zzp personal trainer trek je je zakelijke kosten af van je winst. Denk aan de huur van je trainingsruimte, sportmateriaal, je opleiding en bijscholing voor je huidige beroep, je aansprakelijkheidsverzekering, software voor planning en facturatie, sportkleding met je bedrijfslogo, reiskosten van € 0,23 per zakelijke kilometer met je privéauto, en je telefoon- en internetkosten naar rato van zakelijk gebruik.
Bewaar alle bonnen en facturen zeven jaar. Twijfelgevallen zoals gewone sportkleding en supplementen zijn meestal niet aftrekbaar, dus leg die voor aan je boekhouder.